Privacy

Verwerkingsverantwoordelijke

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het beschermen van de privacy binnen de gemeente Barneveld. Heeft u vragen, verzoeken of klachten over privacy? Neem dan contact op met de functionaris gegevensbescherming via privacy@barneveld.nl of 14 0342. Hebt u een datalek gevonden? Meld het dan meteen via de pagina Datalek melden.

Het verwerken van persoonsgegevens

Om ons werk goed te doen, is het voor de gemeente Barneveld vaak noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken van inwoners en anderen. Wij verwerken alleen persoonsgegevens als dat wettelijk is toegestaan. In ons Register van verwerkingen vindt u per onderdeel de volgende informatie:

• De gegevens die wij verwerken;
• Met wie we deze gegevens delen;
• Hoe lang wij de gegevens bewaren.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan partijen buiten Europa

Volgens de privacywetgeving (Algemene verordening gegevensbescherming) mogen we niet zomaar persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten Europa. De gemeente Barneveld verwerkt alleen persoonsgegevens binnen Europa.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming

De gemeente Barneveld maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Bij besluiten is altijd een medewerker van de gemeente betrokken.

Uw rechten

U heeft rechten die ervoor zorgen dat u grip kunt houden op uw persoonsgegevens. Hieronder volgt per recht een korte uitleg:

• Recht op inzage

U heeft het recht om in te zien welke persoonlijke informatie de gemeente van u heeft vastgelegd. U kunt hiervoor een verzoek indienen op de pagina Persoonsgegevens inzien.

• Recht op rectificatie of aanvulling

Als uw gegevens niet kloppen, heeft u het recht om dit te laten herstellen of aan te laten vullen. Zie voor meer informatie de pagina Onjuiste persoonsgegevens aanpassen.

• Recht op verwijdering

In sommige gevallen heeft u het recht om uw gegevens te laten verwijderen. U kunt hiervoor een verzoek indienen op de pagina Persoonsgegevens verwijderen.

• Recht op dataportabiliteit

Dit recht betekent dat u een verzoek kunt indienen bij de gemeente Barneveld om uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u een e-mail naar privacy@barneveld.nl.

• Recht op beperking van de verwerking

U heeft in sommige gevallen het recht om minder gegevens te laten verwerken door de gemeente Barneveld. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u een e-mail naar privacy@barneveld.nl.

• Recht om bezwaar te maken

U heeft in specifieke gevallen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van gegevens. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u een e-mail naar privacy@barneveld.nl.

• Recht op informatie

U heeft het recht om juist en volledig te worden geïnformeerd over de persoonsgegevens die de gemeente van u verwerkt. Via deze webpagina biedt de gemeente Barneveld u een volledig overzicht aan van alle informatie.

Klacht indienen

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Bijvoorbeeld omdat u vindt dat er niet zorgvuldig genoeg wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Dan kunt u een klacht indienen bij de gemeente Barneveld. Zie voor meer informatie de pagina Klacht over behandeling door gemeente en privacy.

Komt u er vervolgens samen met de gemeente niet uit, dan kunt u naar de rechter gaan. Ook kunt u een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De gemeente Barneveld verwerkt politiegegevens. Dit wordt gedaan door de buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) die in dienst zijn van de gemeente. De boa’s verwerken deze gegevens bijvoorbeeld om de openbare orde te handhaven en om toezicht te houden op het onderwijs (leerplicht). Voor het verwerkingen van deze politiegegevens geldt een aparte wet, de Wet politiegegevens (Wpg).

Buitengewoon opsporingsambtenaren

Een boa houdt toezicht op de openbare orde en op het naleven van wettelijke regels. Bij overtredingen treedt de boa handhavend op. Hiertoe verwerkt een boa persoonsgegevens. Als een boa persoonsgegevens verwerkt voor zijn toezichthoudende taak, dan is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Verwerkt een boa politiegegevens voor zijn politietaken (zoals het opsporen van strafbare feiten en het handhaven van de openbare orde), dan is de Wpg van toepassing.

Verwerking van persoonsgegevens

De gemeente Barneveld verwerkt de volgende persoonsgegevens.

Handhaving openbare orde:

• NAW-gegevens;
• Burgerservicenummer (BSN);
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Nationaliteit;
• Geslacht;
• Locatie;
• Kenteken;
• Foto’s m.b.t. overtredingen;
• Gegevens van de overtreding en de gevolgen hiervan;
• Kopieën van identiteitsbewijzen;
• Strafrechtelijke gegevens;
• Gegevens over minderjarigen.

Leerplicht:

• NAW-gegevens;
• Burgerservicenummer (BSN);
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• A-nummer;
• Nationaliteit;
• Geboorteplaats;
• Reden in- en uitschrijving;
• Schoolverloop;
• Verzuim en vrijstellingsberoep school;
• Onderwijssoort en -niveau;
• Strafrechtelijke gegevens.

Bewaartermijnen

De gemeente Barneveld houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen uit de Wpg.

Het delen van politiegegevens

In sommige gevallen is de gemeente Barneveld verplicht om politiegegevens aan een andere partij binnen het Wpg-domein ter beschikking te stellen. Voor het verstrekken van politiegegevens buiten het Wpg-domein geldt dat de gemeente dit alleen doet als dit wettelijk is toegestaan.

Rechten ten aanzien van politiegegevens

Om grip te houden op de politiegegevens die de gemeente Barneveld van u verwerkt, heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage

U heeft het recht om in te zien welke persoonlijke informatie de gemeente van u heeft vastgelegd. U kunt hiervoor een verzoek indienen op de pagina Persoonsgegevens inzien.

• Recht op rectificatie of aanvulling

Als uw gegevens niet kloppen, heeft u het recht om dit te laten herstellen of aan te laten vullen. Zie voor meer informatie de pagina Onjuiste persoonsgegevens aanpassen.

• Recht op verwijdering

In het geval politiegegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, heeft u het recht om deze gegevens te laten vernietigen. De gegevens worden niet altijd vernietigd. In sommige gevallen worden ze afgeschermd. U kunt een verzoek voor verwijdering indienen op de pagina Persoonsgegevens verwijderen.

• Recht op informatie

U heeft het recht om juist en volledig te worden geïnformeerd over de persoonsgegevens die de gemeente Barneveld van u verwerkt. Via deze webpagina biedt de gemeente u een volledig overzicht aan van alle informatie.

Deze aanvullende privacyverklaring is geschreven, omdat de gemeente Barneveld veel gevoelige persoonsgegevens verwerkt in het sociaal domein. Deze privacyverklaring beschrijft hoe de gemeente omgaat met uw persoonsgegevens bij de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) en de Jeugdwet.

Wet maatschappelijke ondersteuning

In de Wmo staat dat gemeenten ervoor moeten zorgen dat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. De gemeente Barneveld is verantwoordelijk voor de ondersteuning van mensen die niet op eigen kracht zelfredzaam zijn.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De gemeente Barneveld verwerkt bij het uitvoeren van de Wmo de volgende persoonsgegevens:

• Naam;
• Geslacht;
• Geboortedatum; 
• Adres;
• Telefoonnummer;
• Rekeningnummer;
• Nummer identificatiebewijs;
• Gegevens voor het vaststellen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en innen van vorderingen;
• Gegevens over de gezondheid.

Doeleinden van de verwerking

De gemeente Barneveld verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor:

• het bepalen van passende hulp en ondersteuning;
• het vaststellen of de benodigde hulp en ondersteuning betaald moet worden door de gemeente of niet;
• administratieve doeleinden, zoals het vastleggen van besluiten en versturen van brieven over die besluiten;
• het beantwoorden van uw vragen en vastleggen van contactmomenten;
• het doen van onderzoek naar rechtmatig gebruik van een toegekende voorziening.

Bewaartermijnen

Voor het bewaren van persoonsgegevens bij de uitvoering van de Wmo geldt een wettelijke bewaartermijn van minstens 15 jaar na afloop van de hulpverlening. Heel soms is dit langer dan 15 jaar, als dit nodig is voor de hulpverlening. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens vernietigd.

Het delen van uw persoonsgegevens

Om uw hulpvraag te kunnen behandelen en u de juiste ondersteuning te bieden, is het soms nodig dat wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor het bieden van maatschappelijke ondersteuning kunnen wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met leveranciers of zorgaanbieders. Wij delen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen aanbieden van goede maatschappelijke ondersteuning. Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, uw contactgegevens en uw hulpvraag. Als wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties informeren wij u daarover. Als dat nodig is vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te kunnen delen. 

Jeugdwet

In de Jeugdwet is bijna alle zorg en ondersteuning geregeld voor kinderen en jongeren onder de 18 jaar. De gemeente Barneveld is verantwoordelijk voor de jeugdhulp binnen de gemeente.

Persoonsgegevens die wij verwerken

De gemeente Barneveld verwerkt bij het uitvoeren van de Jeugdwet de volgende persoonsgegevens:

• Naam 
• Adres 
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Burgerservicenummer
• Gegevens voor het vaststellen van de benodigde jeugdhulp (behandelplannen en begeleidingsplannen)

Doeleinden van de verwerking

De gemeente Barneveld verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor:

• het bepalen van passende hulp en ondersteuning;
• het vaststellen of de benodigde hulp en ondersteuning betaald moet worden door de gemeente of niet.
• het beantwoorden van uw vragen en vastleggen van contactmomenten;

Bewaartermijnen

Voor het bewaren van persoonsgegevens bij de uitvoering van de Jeugdwet geldt een wettelijke bewaartermijn van minstens 20 jaar, na afloop van de hulpverlening. Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens vernietigd.  

Het delen van uw persoonsgegevens

Om uw hulpvraag te kunnen behandelen en u de juiste ondersteuning te bieden, is het soms nodig dat wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor het bieden van jeugdhulp kunnen wij uw gegevens bijvoorbeeld delen met jeugdhulpaanbieders of voorliggende voorzieningen zoals het Centrum voor Jeugd en Gezin. Wij delen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen aanbieden van goede ondersteuning. Dit zijn bijvoorbeeld uw naam, uw contactgegevens en uw hulpvraag.

Als wij uw persoonsgegevens delen met andere organisaties informeren wij u daarover. Als dat nodig is vragen wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te kunnen delen.  Hiervoor geldt een uitzondering: als er vermoedens zijn van huiselijk geweld kunnen persoonsgegevens zonder toestemming gedeeld worden met Veilig Thuis.

De gemeente Barneveld is wettelijk verplicht om een register van verwerkingen te hebben. Dit is een overzicht van alle processen waarbij de gemeente persoonsgegevens verwerkt. Een deel van ons register van verwerkingen hebben wij openbaar op onze website staan. U vindt die informatie op de pagina Register van verwerkingen.

U heeft rechten waarmee u grip kunt houden op de gegevens die de gemeente Barneveld van u verwerkt. Deze rechten staan hierboven beschreven in de privacyverklaringen. Voor het recht op inzage, verwijdering en rectificatie kunt u gebruikmaken van de volgende pagina's:

• Persoonsgegevens inzien
• Onjuiste persoonsgegevens aanpassen
• Persoonsgegevens verwijderen

De gemeente Barneveld draagt zorg voor een rechtmatige, transparante en veilige omgang met persoonsgegevens en respecteert ieders privacy. Dit betekent dat wij alleen persoonsgegevens verwerken wanneer wij hiervoor een doel hebben en dit volgens de wet mag. Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard en hierbij houden wij ons aan wettelijke termijnen.

Wilt u meer weten over de uitgangspunten van het privacybeleid? Bekijk dan het Privacybeleid gemeente Barneveld 2023.

In het jaarverslag staat wat de Gemeente Barneveld in 2023 heeft gedaan om te voldoen aan de AVG. Er staat ook in hoe dat in de organisatie is geregeld.

De gemeente Barneveld gaat zorgvuldig om met de privacy van haar inwoners en ondernemers. Wij verwerken (persoons)gegevens en doen dat volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Elk jaar brengen we een jaarverslag Gegevensbescherming uit. Een onafhankelijke functionaris gegevensbescherming maakt dit jaarverslag.

Register van verwerkingen

Het register van verwerkingen is in 2023 bijgewerkt. In het register van verwerkingen staat onder andere welke persoonsgegevens de gemeente Barneveld verwerkt op grond van de AVG. Bij ieder product of dienst op deze website staat ‘Registratie en verwerking van uw gegevens’. Daar vindt u een link naar ons privacyregister. In 2022 is er ook een apart register opgesteld voor verwerkingen op grond van de Wet politiegegevens (Wpg). Dat zijn bijvoorbeeld de gegevens die de BOA’s verwerken. In 2023 is het gedeelte Wpg in het register nader toegelicht.

Vergroten kennis over privacy en informatieveiligheid

De gemeente heeft nieuwe of bijgewerkte overeenkomsten afgesloten die gaan over het verwerken van persoonsgegevens. Ook zijn er intern workshops gehouden over privacy en informatieveiligheid, omdat dit sterk met elkaar verbonden is. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van deze onderwerpen en dat blijven. De mens kan namelijk altijd de sterkste en zwakste schakel zijn bij privacy en informatiebeveiliging. We hebben aandacht besteed aan:

• het doel om gegevens te verwerken;
• welke gegevens we mogen verwerken;
• hoe lang we gegevens mogen bewaren;
• zorgvuldig verwerken en delen van gegevens door bijvoorbeeld beveiligd e-mailen.

Na corona is hybridewerken de norm

Door corona werkten de meeste medewerkers  in 2020, 2021 en 2022 vanuit huis. Sinds 2022 is er weer meer gewerkt op het gemeentehuis, maar er wordt ook veel vanaf thuis gewerkt. In 2023 is hybride werken de standaard werkwijze geworden. Dit hybridewerken brengt niet alleen voordelen mee, maar brengt ook risico’s met zich mee voor privacy en informatiebeveiliging. We hebben daar extra aandacht voor gevraagd.

Omgaan met verwerken van gegevens

Op risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens voeren we Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit.  Hiermee kijken we naar hoe ieder vakgebied omgaat met het verwerken van (persoons)gegevens. De conclusies, aanbevelingen en eventuele maatregelen zijn besproken met teamleiders en binnen de teams opgepakt. In 2023 zijn veel nieuwe en herziene DPIA’s uitgevoerd.

2023 in het teken van beleid

In 2023 is het privacybeleid geactualiseerd en vastgesteld. In 2022 zijn een interne en een externe audit uitgevoerd voor de Wpg. Daaruit is een verbeterplan gevolgd, waarin ook punten naar voren gekomen zijn die in het privacybeleid opgenomen moesten worden. Dat is in 2023 opgepakt. De audit over de hercontrole heeft op veel punten geresulteerd in een positief auditresultaat.